分包监控和管理- D11
Purpose
本程序的目的是在赞助资金用于向次级接受者发放次级奖励时，执行俄亥俄州关于适当监督和管理赞助资金的义务. 作为给俄亥俄州的赔偿条件, 大学有义务遵守适用的联邦法律, state, 以及地方法规. 当大学将责任分配给分接受者，让其在俄亥俄奖下开展实质性工作时, 大学仍然对赞助者负责资金管理和达到绩效目标. Thus, 监测与次级受援国有关的技术和财务活动是联合国大学管理赞助资金工作的一个组成部分.
对于联邦拨款，俄亥俄州将确保遵守OMB的规定 2 CFR §200.331 分包方和承包商的决定和 §200.332 传递实体的需求.
主要研究者(PI)有责任监督次级接受者的计划和财务活动，以确保对赞助资金的适当管理, 达到绩效目标(工作范围或特定目标), 并遵守分接受者协议的条款和条件.
俄亥俄州将确保遵守联邦法律对与外国个人或实体进行交易的任何限制, e.g., 9月23日第13224号行政命令, 2001, 封锁财产，禁止与犯罪的人交易, 威胁承诺, 还是支持恐怖主义.
在子接受者实体中有重大经济利益的俄亥俄首席研究员或关键人员将向俄亥俄研究合规办公室披露该利益, when appropriate, 准备并提交利益冲突管理计划以供审查和批准.
Scope
此程序适用于所有受OU政策约束的赞助项目 19.045 管理外部赠款和合同，在俄亥俄州财务管理系统(FMS)中设立单独的账户.
Procedure
分包方和承包商的决定
俄亥俄州必须根据具体情况确定其为支付联邦项目资金而签订的每项协议是否将资金接受方置于次级接受方的角色, 专业服务提供商, or supplier. 为了在处理成本类别时保持一致性, 在所有赞助项目中使用这些指导方针, 包括非联邦赞助商.
当需要外部资源来完成项目时, PI/PD将识别提供实体(如已知), scope of work, cost, deliverables, etc. PI/PD指的是 联邦示范伙伴关系(FDP) 在线工具确定采购是否为专业服务, supply, 或分包，以及采购是否受财务采购合同的约束 guidelines. 软件开发服务在采购前由OIT进行进一步评估，参见 俄亥俄技术评论 了解更多信息.
newbb电子平台与次级接受者的关系记录在由研究和赞助项目办公室(ORSP)和次级接受者组织的授权代表代表大学谈判的协议中.
联邦示范伙伴关系(FDP)
OHIO uses the FDP子奖项模板和表格 加快和简化联邦次级奖励审查. 这些模板被认为是正在进行的FDP演示. FDP工作小组监测联邦的发展并作出必要的更新. 模板不能被编辑.
不合规风险评估
项目负责人将在项目预算的提案过程中确定次级接受者. ORSP赞助项目经理(SPM)将通过以下方式进行初步检查 视觉合规 and SAM 预算中列出的次级接受者有权接受资金.
项目管理机制负责确保分接受者提供纳入提案所需的所有文件(见程序B05).10预算编制-进一步指示的分接受者成本).
收到赞助商的获奖通知(NOA)后, SPM将处理拨款会计的账户设置请求，并转发内部申请 次收件人发起文件 给分奖经理(SM).
SM将在收到NOA和内部子接收方启动文件后完成第二次目视合规性检查. 如果符合条件，SM将继续分奖过程. 如果不符合条件，SM将通知SPM，大学无法与供应商合作. SPM将与PI合作制定替代解决方案.
SM验证在BobcatBuy中建立的供应商/收款人(子收件人). 确保供应商/收款人得到正确的付款, 合同中的供应商/收款人付款信息必须与Oracle系统中的信息相匹配. 如果子收件人未在BobcatBuy中列出, 销售经理将按照流程建立新的供应商/收款人. 如果供应商/收款人已经在BobcatBuy中，则SM将继续分授过程.
SM将在SAM中查找分接受者，以确保有资格获得联邦基金. 如果符合条件，SM将继续分奖过程. If not eligible, SM将通知SPM，大学无法与供应商/收款人合作. SPM将与PI合作制定替代解决方案.
SM通过使用。来评估子接受者的财务状况和内部控制 次级收件人风险分析工具. 基于这个评价, SM确定适当的监控策略，这反映在子接收方协议的条款和条件中. 该策略与大学确定的风险水平一致.
新的供应商/收款人设置流程
当子收件人未在BobcatBuy中列出时, SM发送供应商表单, W-9, 3B表格交给子收件人组织POC完成. 一旦表格返回, SM将表单保存在指定用于供应商和W-9表单的安全文件夹中. 如果有疑问，这些表格将保留到建立采购订单为止. SM完成不合规风险评估.
准备好协议并将其发送给子接收方进行审查和签署. In some cases, a subrecipient may not sign the agreement; therefore, 在协议完全执行之前，ORSP不会向采购部门发送供应商设置请求.
一旦协议被完全执行, SM将供应商和W-9表格通过电子邮件发送给采购部门 supplier.management@sabai55.net. 采购部门将在系统中设置供应商，并在完成后通过电子邮件通知ORSP. 然后，SM向赠款和合同会计发送采购订单请求.
分包协议的谈判和执行
当子收件人已经在BobcatBuy中建立时, SM将把附件3B发送给子收件人组织POC完成. 采购经理将使用适当的合同起草一份分包协议 FDP template.
分包协议将定义分包接受者必须遵守的条款和条件. It will also include necessary flow down clauses as required by the prime award agreement; a copy of which will be included in the sub-award agreement. 采购经理将把分包包转发给双方的授权机构代表(AOR)签署.
在收到完全执行的分包合同后, 经理将向拨款会计申请采购订单. 资金将在接受分奖项并由分接受者的机构官员签署以及newbb电子平台机构官员最终签名时记入账户.
联邦资金问责和透明度法案(2006年)
根据《newbb电子平台》第52条.204-10(报告高管薪酬和一级分包合同奖励), 获得联邦合同或订单的主承包商必须在授予任何超过30美元的分包合同的次月底之前提交FFATA分包报告,000.
The FFATA分奖报告系统(FSRS) 报告工具是联邦主要奖励(i.e. 主要承包商和主要赠款接受者)用于获取和报告有关其一级子合同的子合同和高管薪酬数据，以满足FFATA报告要求. 主要合同的获奖人将报告已授予的分包合同，主要补助金的获奖人将报告已授予的次级补助金. 在FSRS中输入的分奖项信息将显示在 www.USASpending.gov 与提高联邦支出透明度的主要奖项有关. 根据法规要求，经理每月准备FFATA分奖项报告.
Payment Invoices
子收件人将按照子奖励中指示的发票指示(FDP模板中的第2行). 除非另有说明, 分接收方应提交不多于每月且不少于每季度的允许费用发票. 在收到适当的发票后, newbb电子平台同意按照本次级奖励和2 CFR 200处理付款.305-Payment. 所有发票应提交给 finance.grants@sabai55.net 使用分收款人的标准发票, 但至少应包括当期和累积成本(包括成本分摊), 按主要成本类别分类, Subaward number, 和认证, 按照2 CFR 200的要求.415(一)需要的认证. 未引用newbb电子平台采购订单编号的发票应退还给分收件人. 发票和有关发票收据或付款的问题应直接向双方的财务联系人提出, 见分判书附件3A (附样品).
非联邦合同项下的发票:累积费用的最后报表, 包括成本分摊, 标有“FINAL”字样的表格必须提交给 finance.grants@sabai55.net, 不迟于最终预算期结束日期或每个预算期结束日期后60天(或按分包合同所示). 费用决算表构成分接受方的决算财务报告. 最终报告应包括分接收方的以下声明:通过签署这份报告, 就我所知所信，我证明报告是真实的, 完整准确, 还有支出, 付款和现金收入是为了奖励条款和条件中规定的目的和目标".
联邦奖励下的发票:累积费用的最后报表, 包括成本分摊, 标有“FINAL”的申请必须提交给newbb电子平台的财务联系人, 如分包协议第3条所示(分包协议第2行)2 CFR 200.415 所需的认证). 费用决算表构成分接受方的决算财务报告. 最终报告应包括分接收方的以下声明: 通过签署这份报告, 就我所知所信，我证明报告是真实的, complete, and accurate, 还有支出, 支付和现金收入是为了联邦合同条款和条件中规定的目的和目标. 我知道任何虚假, fictitious, 或者虚假信息, 或者遗漏任何重要事实, 可以对我进行刑事处罚吗, 对欺诈行为的民事或行政处罚, false statements, 虚假声明或其他.” (U>S> Code Title 18, Section 1001 and Title 31, Sections 3720- 3730 and 3801-3812).
在收到报告之前，可扣留付款, 费用分摊文件和/或结账文件, 这与批准的子奖项获得者的奖项和预算相一致(子奖项中的第4行). 分收件人保留所有费用文件，俄亥俄州要求提供详细的发票 University.
newbb电子平台PI/PD将根据以下要求审查分收件人的发票 分包合同发票付款清单.
PI负责确保分包方按照分包协议提交所有所需的技术报告以供批准. PI保留这些报告作为他/她的项目的支持文档.
Modifications
被分包方是否应要求更改原分包协议或采购订单, SPM将审查主要奖励条款和条件，并获得PI对所要求更改的批准，并寻求主要发起人的许可(如果需要)。. 一旦所有细节都管理好了, SM将发布修订或修改，以解决协议和相关材料中需要更改的方面.
Monitoring
利益冲突委员会将确定并建议消除或管理由大学向大学或newbb电子平台教员与之有经济利益或信托关系的实体拟议的分奖励所产生的任何利益冲突的方法.
PI/PD负责监控次级接收方的成本和活动, 确认提供给次级受助人的资金用于已执行的协议授权的目的，并实现了绩效目标(工作范围或具体目标).
根据分包合同的条款和条件, 每个次级接受者将允许俄亥俄州的赞助商和/或大学资助会计办公室及其审计员/代表访问次级接受者的相关记录和财务报表, as necessary. 如果子奖项被选中进行审核, 拨款会计部将通过电子邮件通知首席研究员和ORSP, 提供被选中的次级获奖者的通知, 谁执行审计, 何时进行审计，需要审查哪些文件.
被选中进行审计的子奖项需要提供文件以供审查，以证明:
- 遵守联邦/州的要求，重点是审计特定财政年度的支出. 可要求的文件示例包括但不限于以下文件:
- 每次付款的发票复印件和相应的系统生成的财务报告.
- 独家来源vs .副本. 投标请求
- 分包合同预算谈判文件的复印件和支持分析
- 向次级接受者支付的款项是在主要奖励准则和次级奖励的条款和条件内进行的. 可以要求的文件示例:
- 分包付款授权表格，以验证是否为每笔付款提供了适当的审查和签名.
- 可要求提供交付成果证明.
- 遵守次级奖项的条款和条件以及从主要奖项降下来的条款和条件.
- 审查分包文件，以确保执行适当的联邦/州合规性审查并相应地记录.
- 符合子收件人监控要求. 可以要求的文件示例:
- 验证是否执行了适当的监视的电子邮件或任何通信.
哪些地方不可能获得这种访问权限, 可考虑其他解决办法，但通常需要获得主要发起人的批准.
赠款会计将确认次级受助人支出750美元,在联邦奖励的分接受者的财政年度中，有一个单一的或特定的项目审计，根据 2 CFR 200子部分F -审计要求. 赠款会计将确定任何重大缺陷或报告条件，从单一审计结果. 因为次级接受者必须接受这些定期审查，以审计和监测的形式，以确保遵守所有适用的要求. 这样的审查可能会导致需要一个次级接受者纠正行动计划(CAP)。, 向次级接受者提供关于与评审的“发现?”相关的纠正措施要求的指示.“无论何时发布调查结果, 子接受者必须正式回应并证明子接受者提出和/或完成了纠正措施. 通过回答这些问题, 子接受者制定一个计划，提供已完成或计划的活动的详细信息，以解决调查结果中提到的问题.
如果分接受者未能遵守分合同的条款和条件，包括报告和发票要求, 或未完成其纠正措施计划, 中转实体可对分接受方实施制裁，包括, 但不限于, 扣留付款, suspending, 或者终止次级奖励, 或其他法律上可获得的救济(2 CFR§200).332(h)).
Closeout
完成分奖项活动后, 分收件人必须遵循分授协议中规定的结清程序. 最终发票和结清单据必须寄至 finance.grants@sabai55.net. PI对最终发票的批准将作为对分包协议完全结束的批准. 补助金会计将处理付款的最终发票，并要求PI通知 subward@sabai55.net 完成采购订单.
在最后付款和结账之前, PI, ORSP和拨款会计必须确保俄亥俄州收到所有财政, property, patent, 和其他赞助商要求从子收件人的报告, 并验证每一个的准确性.
Questions
有关此程序的问题可发送至 subaward@sabai55.net.
Forms/Templates
角色和职责
OWNER:
CONTRIBUTOR:
APPROVER:
References
OMB 2 CFR §200.331 分包方和承包商的决定
OMB 2 CFR §200.332 传递实体的需求