A&S采购及差旅
重要的采购改变
作为…的延续 与俄亥俄商务服务中心(BSC)整合学院的采购和旅行服务采购人员来自A&S现在向 商务服务中心. 此时，我们正在对提交您的请求的程序进行更改.
- 从今天开始，8月10日星期一. 请将所有采购和差旅支持请求提交至 BSCpurchasing@俄亥俄州.edu. 你可以继续使用学院的 采购协助表格 和 旅行援助表格. 这包括您发送给cas采购电子邮件或直接发送给财务联系人的所有请求. 如果你有独特的研究需求，目前正在处理的工作人员不是由学院的运营预算直接雇用, 在此过渡期间，您可以自由地继续使用该路径.
当BSC收到您的请求时, 它将被分配给一个采购专家，他将与你和a沟通&美国财务团队使用BSC的“我的newbb电子平台业务”系统. 您将通过电子邮件收到团队的所有通信，并可以通过电子邮件中的链接访问有关您请求的所有信息.
简而言之:自助采购和自助旅行指南
Self-Procurement
newbb电子平台买您的购物车现在将自动路由到CAS合规团队进行审批. 购物者不再需要将购物车分配给韦恩Chiasson或温迪Kaaz. Use preferred suppliers when possible; using non-preferred suppliers still requires justification.
PCard购买 不需要预先批准的包括:
- newbb电子平台购买中没有的商品(购买前请查看newbb电子平台购买，或联系 BSCpurchasing@俄亥俄州.edu 协助)
- 书籍(书籍没有首选供应商)
- 从当地供应商紧急购买(仍需证明)或在进行实地研究时必需的
购买PCard仍然需要文件和学院的预先批准，请参见下文. 韦恩Chiasson 和 温迪Kaaz 可以帮助.
运送到校外地点: 大学的指导方针仍然要求CFAO预先批准所有运往校外地点的货物, 这些必须附在Concur报告上. 是的，我们通常批准校外运输给进行实地研究的教师和学生. newbb电子平台买不允许运输到校外地点.
允许的费用:见 University_Spending_Guidelines [pdf] 有关食品方面可容许及不可容许开支的指引, 酒精, 娱乐, 礼物, 及其他行政开支. 请将所有问题提交至 韦恩Chiasson 和 温迪Kaaz.
自己包办旅行
机票和酒店住宿仍然必须通过认知行为治疗办理. 使用CTA卡购买机票和租车. 然而, 会议酒店可以作为会议登记的一部分预订，也可以直接通过会议酒店预订, 使用个人卡或个人卡(旅行后报销).
旅行p卡涵盖了与旅行相关的最常见的费用, 包括住宿, 运输, 会议注册, 和会员. 旅行时的伙食和私人车辆的燃料由每日津贴支付, 没有单独的餐费收据和私人汽车的燃料收据). 租车的燃料可以用PCard购买.
部门资助的旅行需要您的主席/主任的电子邮件, 附在同意报告内, 说明谁被批准了, 批准的金额, 以及其他必要的信息.
研究生可以报销费用，也可以申请旅行卡或余额卡.
A 旅行援助表格 当采购专家协助您完成报告时，是否可以收集和记录必要的信息.
采购和旅游指南、提示和资源
文学院 & 科学
本页描述了新的指导, 提示, 以及购买和旅行的资源，艺术学院 & 科学已经采用了.
大学的指导
我们已经取消了大多数采购和旅行安排的预先批准要求. 我们期望新的流程更加灵活. 然而, 新的流程要求购买者和旅行者监控他们的账户，并了解大学规则和艺术学院 & 科学的流程.
集中的援助
学院将继续提供集中采购协助, 旅行安排, 金融服务业. 我们提供的服务没有任何改变. 您可以继续使用这些服务来帮助您解决任何购买和旅行需求:
- 联系 BSCpurchasing@俄亥俄州.edu 协助采购，差旅和提交报告.
- 请与您的财务联系人联系以获得账户余额方面的帮助, 酬金, 内部比林斯, 服务协议, 旅游发展, 研究进展, 以及其他财务问题.
自助采购和自助旅行
采购和旅行安排不再需要预先核准. 这意味着不再需要表单.
在进行购买和旅行安排时，您应负责:
- 确保资金在你的帐户中可用，或确保从帐户持有人或你的系主任/主任获得资金承诺.
- 确保您使用的是正确的帐号.
- 遵循大学的政策和程序.
newbb电子平台买
通过newbb电子平台买提交的购物车自动路由到大学合规团队以获得大学批准(即, 你不再需要将购物车分配给韦恩Chiasson或温迪Kaaz). 在可能的情况下，您仍然必须使用首选供应商, 使用非优先供应商仍然需要理由.
PCard购买
在使用PCard之前，总是检查是否在newbb电子平台购买中可用, 并且不要使用您的PCard来规避newbb电子平台购买.
PCard上可接受的购买是指根据大学采购政策允许的商业支出. 在您使用PCard之前，您需要确保您的购买是允许的. (这就是为什么大学要求你在拿到PCard之前完成培训.)我们在 BSCpurchasing@俄亥俄州.edu 可以帮助解决问题.
不需要学院预先批准的PCard购买的适当用途包括:
- 购买newbb电子平台购买中没有的商品(购买前查看newbb电子平台购买或联系方式) BSCpurchasing@俄亥俄州.edu 寻求帮助.)
- 图书采购(图书没有首选供应商.)
- 必要的(如果可能的话，提前计划购买.)或在当地供应商处紧急采购(仍需提供使用当地供应商的理由.)
- 实地调研时需要紧急采购
当某一特定的商品或服务要求不能由首选供应商满足时，请联系 韦恩·恰森或者温迪·卡兹 对于一个例外. 异常原因包括单一来源, 与现有设备的兼容性, 紧急, 材料差价, 特殊情况下.
不允许购买的PCard包括:
- 软件
- 涉及签署协议的购买, 许可证, 合同, 或使用条款协议(条款和条件必须发送到采购合同办公室，地址为 合同s@俄亥俄州.edu 供审查和采取行动.)
- 在newbb电子平台购买中可从首选供应商处获得的物品
- 私人车辆燃料费(私人车辆燃料费按联邦每日费率偿还.请注意，租赁车辆的燃料可以用PCard购买.
- 旅行餐食(旅行餐食的报销是根据联邦每日津贴费率.)
- 需要DEA许可的受控物质
- 向他人捐款(只允许以鲜花代替捐款.)
- 员工搬迁及搬迁相关费用
- 活的动物
- 合同或个人服务提供商或支付给个人
- 设备或设施的长期租赁(1年或以上)
- 楼宇结构的修改
- 个人物品
- 放射性物质
- 武器或弹药
所有装运到校外地点仍然需要CFAO预先批准(联系 4月霍华德)，必须附在您的同意报告中. 是的，我们通常批准校外运输给进行实地研究的教师和学生. newbb电子平台买不允许运输到校外地点.
所有采购员(教员), 工作人员, 学生必须遵守政策, 程序, 采购指南, 以及大学开支指南.
旅行
机票和酒店住宿仍然必须通过认知行为治疗办理. 使用CTA卡购买机票和租车. 会议酒店可以作为会议登记的一部分预订，也可以直接通过会议酒店预订, 使用个人信用卡或个人信用卡(稍后报销). 旅行者必须确保他们的账户或通过授权旅行的账户持有人的资金可用性.
旅行卡涵盖与旅行有关的最常见费用，包括:
- 住宿
- 交通(铁路、公共汽车、豪华轿车、出租车、停车场、通行费、大学自有车辆的燃料). 私人车辆的燃料是按日收费的.
- 会议注册 & 会员资格
购买卡还包括与旅行相关的费用. 请注意,
- 教师和研究生的中国科学院授权旅行资金集中跟踪.
- 部门授权旅行需要电子邮件, 附在同意报告内, 从你的主席/主任那里, 标明谁在旅行, 批准的金额, 以及其他必要的信息.
- A 旅行援助表格 当采购专员帮助您完成报告时，是否可以收集和记录必要的信息.
- 研究生可以报销或申请旅行卡/余额递减卡(需要培训).
所有旅客(教员), 工作人员, 学生必须遵守政策, 程序, 采购指南, 以及大学开支指南.
内部费用
部门运营资金发生内部费用时, 发起交易的人必须在有关费用的电子邮件中包括部门财务联系人. 例子包括newbb电子平台仓库，设施费用，邮费，印刷费和车辆费用.
大学食品消费指南, 酒精, 娱乐, 礼物, 及其他行政开支. 看到 University_Spending_Guidelines.pdf(俄亥俄州.edu) 指导食品相关的允许和不允许的费用, 酒精, 娱乐, 礼物, 其他行政支出. 所有问题都问韦恩·恰森和温迪·卡兹.
监控账户
帐户持有人有责任监督其帐户，以确保有足够的资金用于购买和旅行，并确保交易得到批准和适当. 大学政策要求在60天内纠正任何错误. 向你的财务联系人寻求帮助.
技巧和资源
账户持有人
账户持有人可以使用或授权他人使用其账户进行购买. 这包括HTC，研究激励，启动，赠款，各种奖励等. 在批准旅行资金时, 帐户持有人应提供一封电子邮件，说明向旅行者提供的资金承诺.
所有帐户持有人, 椅子, 董事有责任每月审查他们的帐目和交易，以确保交易是他们的，并记入适当的帐户. 大学政策要求在60天内纠正任何错误.
议程
参加商务会议时, 将议程附加到您的“同意”报告中，指定时间, 在哪里, 以及你为什么要支付费用.
商业目的
所有的采购和旅行都需要有充分的商业目的证明. 商业目的应该以一种对你所在领域以外的人来说很清楚的方式记录下来. 在定义业务目的时, 五个“w”(谁), 什么, 在哪里, 当, 为什么)可以帮助你创建一个记录良好的商业目的:
- 谁文件必须特别注明费用是为谁支付的，或者谁参加了由大学资助的活动.
- 什么:表明发生了什么类型的事件或活动，或购买了什么. 所有收据或发票应逐项列出.
- 在哪里:记录业务活动发生的地点.
- 当:记录事件发生的时间.
- 为什么最重要的是，证明为什么费用对大学来说是合理和合适的. “为什么”应该包括花费的主要原因.
部门操作
部门运营账户的支出需要主席或董事的批准. 董事长和董事可能会全面批准频繁的采购.
收据
购买PCard必须有详细的收据, 购买的物品列表是什么, 每件商品的金额, 以及每笔交易的总金额. 网上订单需要一份详细列出所有费用的订单副本.
分项收据被定义为发票, 收银收据, 销售单, 或载有下列资料的装箱单:
- 业务/供应商名称和位置
- 购买日期
- 所购物品说明
- 所购物品的价格
- 采购总额
- 付款方式(有时包括在内，但并非总是如此)
- 附上装箱单(如有)
收据的电子副本可以接受. 手写收据必须由供应商的雇员签署. 如果收银机没有详细记录购买的物品, 然后在磁带上清楚地列出购买的物品，为购买的物品提供适当的描述. 如果你有装箱单，附上它作为购买的备份.
补偿
商务和差旅费用可以通过Concur报销. 所有旅行安排(航空), 铁路, 车, 和酒店, (会议酒店除外)必须通过认知行为治疗预订. 会议酒店可以作为会议登记的一部分预订，也可以直接通过会议酒店预订, 使用PCard.
请记住，你只能报销你所产生的费用.
PCard资源
一般. 支付卡项目|newbb电子平台 请参阅旅行的信息、政策和程序.
newbb电子/激活. 申请和激活支付卡|newbb电子平台 请参考如何申请和激活PCard. 请将申请转发给您的财务联系人. 此链接还包含有关培训要求和如何领取PCard的信息.
卡管理. 全球卡访问(GCA) |newbb电子平台 管理警报和PCard pin.
争议及欺诈交易. 争议与欺诈交易|newbb电子平台 请参阅有关争议和欺诈交易的信息. 你也可以向你的财务联系人寻求指导和帮助.
保险. 支付卡保险|newbb电子平台 请参阅所提供的保险信息.
程序. 支付卡程序(俄亥俄州.edu) 请参阅包含管理大学PCard计划操作程序的文档.
政策. 55.074 |newbb电子平台 请参见管理PCard的PCard策略.
采购指南. 采购指南|newbb电子平台 见采购指南. 这个表格显示了允许的购买物品的方法.
免征销售税. 免税购买|newbb电子平台 在可能的情况下，通过提供适当的销售税免税证明来避免支付销售税.
充实的事务. 《newbb电子》|newbb电子平台 请参阅有关证明交易的信息. 持卡人有28天的时间来核对交易并提交报告. 根据大学规定，不这样做将导致违规. 所有的采购必须有详细的收据和清晰的商业目的证明.
临时最高支出增幅. 请与您的财务联系人联系，以获得您卡的临时最高支出增加. 他们将获得必要的信息，并与学院CFAO合作批准临时增加.
销售税. newbb电子平台在俄亥俄州和其他许多州免交销售税. 访问 免税购买|newbb电子平台 确定我们是否在您旅行的州获得免税，并在需要时获得免税证明.
送货至非大学地址. 任何需要运送到非大学地址的情况都需要理由和CFAO批准. 请注意，newbb电子平台购买不允许运送到非大学地址.
旅游资源
一般. 俄亥俄旅游|newbb电子平台 请参阅旅行的信息、政策和程序.
机票. 机票|newbb电子平台
机票必须通过认知行为治疗预订或为教职员工和客人预订.
不允许使用个人信用卡购买机票, 除非金融客户服务部批准.
机票必须用大学卡支付，除非事先有例外批准. 中央旅行卡(CTA)在认知行为治疗中可供所有员工在为自己预订航空旅行时使用, 其他员工, 学生, 和客人. 这张卡为所有旅行者提供人寿保险. PCard只能在为持卡人预订机票时使用, 谁是人寿保险的唯一受益人.
商务旅行的升级机票只允许飞行5小时或更长时间, 无论是国内还是国际. 否则, 没有平等和公民权利遵守办公室批准的住宿证件，航班不能升级. 未经批准，任何升级都必须用个人卡支付，并且不可报销.
认知行为治疗. 克里斯托弗森商务旅行|newbb电子平台 认知行为治疗是newbb电子平台首选的差旅管理公司. 认知行为治疗通过Concur或认知行为治疗提供预订机票、火车票、汽车和酒店的服务. 联系信息和费用可以在这个链接中找到.
记录差旅费用. 记录旅行费用|newbb电子平台 看看如何记录差旅费用. 所有员工的差旅费用都通过Concur进行记录. 此链接提供一般证明要求的信息, 快速参考指南, 和收据.
地面运输. 地面交通|newbb电子平台 大学通过Hertz和Enterprise/National rental 车s签订了租车合同. 看看如何通过这些公司预订和保险范围的信息.
优步(Uber)、Lyft和传统出租车服务被批准用于满足运输需求. 优步和Lyft将需要个人支付费用，之后再报销. PCards不能用于支付Uber或Lyft的车费，因为这些公司会存储信用卡信息.
随团旅游/事件. 团体旅行和活动程序|newbb电子平台 请参阅团体旅行/活动，了解要遵循的程序，并向珍·坎贝尔寻求帮助.
团体旅行是指在同一行程中有10张机票或10个酒店房间的旅行. 预期是整个集团将有一个单一的付款来源.
事件被定义为在可确定的时间和地点发生的计划业务事件，需要任意组合的酒店房间, 运输, 餐饮, 会议室, 设备和/或场地.
住宿. 住宿|newbb电子平台
非会议酒店必须通过认知行为治疗或Concur为教职员工和客人预订.
会议酒店可直接使用PCard或个人卡预订(旅行后报销)。.
大学宿舍, Airbnb, 和Vrbo可以使用PCard或个人卡在认知行为治疗之外预订(旅行后报销).
旅馆, 场站, 和露营地可以使用PCard或个人卡预订认知行为治疗以外的地方(旅行后报销). 这些需要通过规划单位CFAO使用住宿安全问卷进行预先批准. 住宿安全问卷
通过提供适当的销售税免税证明，尽可能避免营业税. 免税购买|newbb电子平台
当您使用PCard付款时，您的营业地址应该在酒店的文件夹上.
支付旅行费用. 为旅行买单|newbb电子平台 请参阅有关如何支付旅行费用的信息. 这包括每日津贴、当日旅行、预支、小费和国际旅行. 此链接还包括一个表，该表指示PCard上允许的费用, CTA卡, 个人名片.
个人/配偶旅行. 个人与家庭旅行|newbb电子平台 请参阅与商务旅行相关的配偶、家庭和个人旅行信息.
旅游政策. 41.121 |newbb电子平台 旅行政策包括配偶旅行的附加信息, “驾驶vs飞行”规则, 旅行点之间的标准距离, 当日旅行, 一夜之间旅行, 商务和个人旅行混合, 以及基本的旅行规则.